DocuMaker Cloud導入前の課題とシステム導入の経緯

当院では、これまでも在宅医療に対応した電子カルテの導入など、デジタル化の推進に取り組んできました。しかし、生命保険診断書、傷病手当申請書、通院証明書といった文書に関してはすべて手書きで作成しており、確認や訂正に手間がかかるといった問題がありました。さらに、過去の文書の内容を再利用する際にも、コピー&ペーストができないため、一から書き直す必要があり、とても非効率でした。

また、当院には常勤・非常勤を合わせて11人の医師と7人のクラークが在籍しており、複数の拠点で広いエリアをカバーしています。しかし、書類などの郵便物はすべて仙台のクリニックに届くため、そこからさらに各拠点へ配送したり、医師に取りに来てもらったりする必要がありました。これによって手続きに手間と時間がかかり、患者さんやご家族をお待たせしてしまうといった問題が生じていました。

医療DXが加速するなかで、こうした課題をデジタルの力で解決できないのはおかしいと考え、さらなる効率化の手段を模索し始めたのです。

導入後の変化、現在の状況

DocuMaker Cloudの導入により、文書作成業務が効率化しました。書き間違えた際に訂正印を押して書き直す作業を繰り返すことで、文書が見づらくなるといった問題がありましたが、これらが一挙に解消されました。

さらに、クラークが下書きを作成し共有、医師が追記・修正し、最終チェックを行うという新しいフローが確立され、文書作成の大部分がオンラインで完結するようになりました。

これにより、医師は自宅や訪問先といったクリニック以外の場所でも文書作成を行えるようになりました。働き方に柔軟性が生まれ、業務の負担が軽減されています。

また、書類を各拠点に配送する手間がなくなったことで、患者さんやご家族に迅速にお渡しできるようになった点も大きな成果です。

実際に使ってみて感じるDocuMaker Cloudの良さ

医師の視点から見ると、なんといっても手書きから解放され、クリニック以外の場所でも作業ができる点が最大の利点です。

当院は在宅緩和ケアを専門としているため、医師が外に出ていることがほとんどです。コロナ禍を経て全体会議などもオンライン化が進み、現在では一週間ほどクリニックに来なくても業務に支障はほぼありません。しかし郵便物の受け取りや書類作成のためだけにクリニックへ足を運ばなければならず、これが負担となっていました。DocuMaker Cloudの導入により、こうしたちょっとしたストレスを軽減できたのは、実は大きいと感じています。

また、クラークからも導入効果を実感する声が多く挙がっています。従来、手書きで作成していた書類では、記載内容が多すぎる場合に文字が小さく詰まってしまい、場合によっては欄外に追記しなければならないこともありました。すると文書が見づらくなり、確認作業にも支障が出ました。

導入後、こうした問題は解消され「業務が楽になった」といった声も聞かれます。
医師、クラーク双方にとって、DocuMaker Cloudはなくてはならないツールとなっています。

今後DocuMaker Cloudに期待すること

文書作成業務が効率化され、柔軟な働き方が可能になりました。率直に言って、導入して本当に良かったです。ただその一方で、さらなる改善の余地があるとも感じています。

たとえば、担当医、作成日、内容などで文書を絞り込んだり、並べ替えたりする機能があると嬉しいです。複数の医師が日々多くの文書を扱うため、こうした機能が加わるだけで作業の手間が大きく減り、よりスムーズに業務を進められると思います。また、フォルダ分けやお気に入り機能が追加されれば、ユーザーインターフェースが改善され、より使いやすく、日常業務でのストレスがより軽減されるでしょう。 Cloudの導入により、こうしたちょっとしたストレスを軽減できたのは、実は大きいと感じています。

さらに、電子カルテや他の医療システムと連携できるようになるとありがたいです。当院では電子カルテもクラウド型を採用していますが、DocuMaker Cloudとは連携されていません。このため、カルテ閲覧時と文書作成時にそれぞれ別々に患者さんのデータを開く必要があります。連携されれば、患者さんの選択ミスを防ぐことにもつながるため、ぜひ対応を進めてほしいです。

他にないクラウド型の文書作成システムであり、医療現場でのニーズは非常に高いと感じています。実際、知り合いの医師にも紹介していますしね。リリースからまだ半年ほどですから、これからも現場の声を反映しながら、さらなる進化を遂げてくれることを心から期待しています。